Eliminamos dados ilegais
O RGPD, a CCPA e a PIPEDA tornam ilegal para as organizações a conservação de quaisquer dados pessoais relativamente aos quais não se possa documentar um interesse legítimo. A caixa de ferramentas D&M GDPR, CCPA e PIPEDA dá aos utilizadores finais uma visão geral de potenciais dados ilegais. Fornece uma interface simples para remover dados indesejados do correio eletrónico, partilha de ficheiros, equipas SharePoint e outros repositórios de dados.
Pode definir políticas e regras específicas para o tratamento de dados não conformes e identificar os principais tipos de documentos (por exemplo, recibos de vencimento, candidaturas a emprego, documentos de viagem) que são tratados na sua organização.
Pode monitorizar o seu nível de conformidade em todas as suas fontes de dados, como e-mails, anexos, partilhas de ficheiros, computadores portáteis, SharePoint, Intranet e quaisquer outros dados que possam ser ligados à Caixa de Ferramentas.
Não é necessário pedir aos seus funcionários que analisem muitos anos de documentos, mensagens de correio eletrónico e anexos recolhidos. A caixa de ferramentas pode fazer o trabalho sem interferir nas rotinas diárias dos seus funcionários, de forma muito mais eficiente e com melhores resultados. E a caixa de ferramentas continuará a monitorizar os dados para o manter em conformidade.
A caixa de ferramentas pode mesmo mover ou eliminar mensagens de correio eletrónico e documentos não conformes, por exemplo, do Office365
Basta ligar os seus dados diretamente a partir da interface, deixar a caixa de ferramentas fazer uma análise rápida e obter uma primeira visão da quantidade de dados pessoais que possui, da sua localização e do risco de não conformidade.
Pode facilmente definir políticas de dados e regras de documentação e acompanhar instantaneamente o nível de conformidade dos dados em toda a organização e todos os dados perfilados como a caixa de ferramentas contínua para manter os dados debaixo de olho.
Visão
Painel de controlo
Até que ponto estamos em conformidade? Que departamentos trabalham de forma não conforme? Que políticas de dados não estão a ser seguidas? Onde estão localizados os dados sensíveis?
Reconhecimento
Automático
Utilizando combinações de taxonomias, regEx e processamento de linguagem natural (NLP) e quaisquer entradas específicas do cliente, a caixa de ferramentas identifica dados sensíveis e pessoais
Velocidade
Alto desempenho
Uma coisa é encontrar as agulhas no palheiro - a outra coisa é a rapidez com que isso acontece. A velocidade é decidida por si. É apenas uma questão de hardware.
Recursos
Hora do café
O nosso conceito é a automatização - sempre que possível. E um envolvimento mínimo. Por isso, não espere a necessidade de novas faculdades.
Ao utilizar uma combinação de taxonomias, regEx e processamento de linguagem natural (PNL), o nosso criador de perfis pode identificar uma grande variedade de textos. Incluindo todas as expressões da categoria 9 do RGPD, como termos de saúde, indicações financeiras, orientação política e sexual, capacitação de informações biométricas.
Informações técnicas
Informações gerais sobre, por exemplo, a quantidade de dados anexados e digitalizados, a velocidade e o estado
Informação de conformidade organizacional
Estado de conformidade e risco para a organização, unidade de negócio e cada departamento com as violações de políticas relacionadas
Conformidade da organização
Visão geral da conformidade a nível departamental (ou do empregado) para ajudar na transformação do comportamento
Políticas não seguidas
Informações sobre as tendências e as políticas de dados que não são seguidas
Conformidade dos documentos
Conhecimento do tratamento da conformidade para cada tipo de documento (por exemplo, folhas de vencimento, pedidos de emprego, folhas de prémios)
Painel de controlo, visões gerais e relatórios
Qual é o nosso estado de risco? Em que medida estamos em conformidade? Quais os departamentos que trabalham de forma não conforme? Que políticas de dados estão em risco? Onde estão localizados os nossos dados sensíveis? Quais são as nossas áreas de alto risco? Estas e muitas outras perguntas são respondidas rapidamente através do nosso painel de controlo.
Pode até criar facilmente os seus próprios relatórios, com o conteúdo da caixa de ferramentas que se adequa às suas necessidades.
O que constitui dados pessoais, para além do que é referido no RGPD, difere de organização para organização e é frequentemente influenciado pelo segmento, cultura e contexto do negócio.
Reconhecimento de entidades nomeadas e informações do artigo 9 do RGPD
Ao utilizar uma combinação de taxonomias, regEx e processamento de linguagem natural (NLP), o nosso criador de perfis pode identificar o conteúdo de, por exemplo, e-mails, anexos e documentos. Incluindo todas as expressões do artigo 9 do RGPD, como, por exemplo, termos de saúde, indicações financeiras, orientação política e sexual e informações financeiras. Ao combinar as expressões do artigo 9.º com termos que identificam os titulares dos dados ou que podem levar à sua identificação (PII), a caixa de ferramentas detecta dados pessoais.
Pode até complementar e personalizar as suas definições de dados pessoais para corresponder à forma como são utilizados na sua organização.
Para cada fonte, o utilizador pode selecionar os dicionários e as línguas que devem ser utilizados para analisar os documentos de origem.
Taxonomias personalizadas
Atualmente, temos mais de um milhão de entradas nas nossas taxonomias e estamos a expandi-las sempre que necessário.
O utilizador também pode adicionar dicionários e RegEx específicos do cliente e classificar o impacto dos factores personalizados no que diz respeito à sensibilidade e à medida em que a entrada pode ser utilizada para identificar ou inferir os titulares dos dados.
Dependendo da autorização, o utilizador pode ter acesso às etiquetas ou às etiquetas, bem como aos valores das etiquetas. Por exemplo, Nome Próprio é a etiqueta e David é o nome.
Etiquetas
Quando a caixa de ferramentas está a criar um perfil dos seus dados, define as etiquetas relevantes para cada documento (ou conjunto de dados) que está ligado à caixa de ferramentas, juntamente com uma série de outros metadados, por exemplo, idade do documento, dados de criação e modificação e outros pontos-chave relevantes para a forma como os dados devem ser classificados e tratados.idade do documento, dados de criação e modificação e outros pontos-chave que são relevantes para a forma como os dados devem ser classificados e tratados. Todos estes dados podem ser utilizados para filtrar, pesquisar ou ser incluídos num relatório
Fontes de dados e tipos de ficheiros
De imediato, o D&M 2.0 CLOUD pode ligar-se ao Office 365, incluindo Outlook, OneDrive, OneNote e documentos SharePoint armazenados em OneDrive , bem como ao gDrive, incluindo todos os tipos de documentos das aplicações Google. O D&M 2.0 também fornece uma API RESTful que pode ser utilizada para relatórios personalizados
A caixa de ferramentas suporta fontes de dados baseadas em partilhas de ficheiros Windows, Linux e MacOS, bem como em computadores portáteis Windows. Todas as fontes de dados podem ser mapeadas para departamentos específicos, utilizadas como parâmetros aquando da definição de políticas de dados e incluídas no tratamento de classes de documentos
Construtor de classes de documentos
Para criar as políticas de dados mais eficazes, é frequentemente eficiente identificar um número de classes de documentos diferentes que as políticas de dados podem utilizar. As classes de documentos podem ser criadas utilizando etiquetas e valores de texto. Um contacto de emprego pode ser definido como um documento que contém as palavras "Contrato de trabalho" OU "Ansættelseskontrakt" e FULL_NAME" E CPR. Isto pode não identificar um contrato efetivo, mas um correio com a informação para um contrato. No entanto, ambas as instâncias devem ser identificadas como dados pessoais sensíveis. Se se pretender identificar "apenas" os contratos de trabalho como um documento e não as mensagens de correio eletrónico sobre contratos, o utilizador deve adicionar o tipo de documento .doc para não encontrar mensagens de correio eletrónico.
Criador de políticas de dados
Uma das principais características da caixa de ferramentas é a oportunidade única de definir políticas de dados e monitorizar diretamente os níveis de conformidade.
O utilizador pode configurar facilmente qualquer número de políticas de dados utilizando operações lógicas e curingas em, por exemplo, classes de documentos, fonte de dados, departamentos, uma pasta de ficheiros específica, etiqueta de dados, datas e tipo de documentos, tipo de dados, bem como quaisquer etiquetas do artigo 9.º do RGPD ou qualquer etiqueta definida à medida.
A Toolbox pode apoiar a organização em muitas das formas como os dados não conformes podem ser tratados.
Departamentos e utilizadores
A caixa de ferramentas permite-lhe criar vários utilizadores e atribuir os utilizadores a diferentes departamentos para poderem aceder, gerir e obter informações. Cada fonte de dados, conta ou pasta dentro de uma fonte de dados pode ser atribuída a um departamento. Ao atribuir utilizadores a departamentos, restringe o acesso do utilizador a um conjunto de dados específico. Isto é muito útil se o processo de utilização, limpeza e monitorização for distribuído por vários departamentos da organização.
Tratamento de dados de não clientes
As organizações têm várias formas de lidar com os dados não conformes identificados. Algumas optam por informar automaticamente, numa base mensal, os funcionários relevantes com uma lista dos e-mails e documentos não conformes, outras têm o seu responsável pela caixa de ferramentas (ou DPO) para contactar os indivíduos, enquanto outras optam por limpar ou mover automaticamente os dados relacionados para uma área mais segura. O tratamento depende, por exemplo, da cultura da empresa, do risco, da gravidade, da maturidade da conformidade e da dimensão da empresa. A Toolbox pode apoiar a organização em muitas das formas como os dados não conformes podem ser tratados.
A Caixa de ferramentas lista rapidamente todos os conjuntos de dados relevantes e a sua localização.
Pesquisa em todas as fontes de dados
A Toolbox tem uma funcionalidade de pesquisa extremamente poderosa e pode, em apenas alguns segundos, localizar todos os documentos, mensagens de correio eletrónico e anexos relacionados com uma pessoa específica (titular dos dados) ou com palavras e filtros de pesquisa específicos. Isto é feito em todas as fontes e departamentos perfilados da organização. A Toolbox lista rapidamente todos os conjuntos de dados relevantes e a sua localização.
O D&M 2.0 ON PREMISE também suporta partilhas de ficheiros Windows, Linux e MacOS, bem como computadores portáteis Windows.
Tipos de instalação
A Toolbox pode ser instalada no local, nas instalações do cliente, num parceiro de alojamento ou ser utilizada a partir de um ambiente de nuvem aprovado pelo RGPD, CCPA e PIPEDA.
A nossa versão na nuvem pode ligar-se instantaneamente ao Office 365, incluindo Outlook, OneDrive, OneNote e documentos SharePoint armazenados em OneDrive, bem como ao gDrive, incluindo todos os tipos de documentos das aplicações Google. A caixa de ferramentas também inclui uma API RESTful que pode ser utilizada para a integração de dados personalizados, por exemplo, num sítio de Business Intelligence
O nosso local também suporta partilhas de ficheiros Windows, Linux e MacOS, bem como computadores portáteis com Windows.