We verwijderen illegale gegevens
GDPR, CCPA en PIPEDA maken het illegaal voor organisaties om persoonlijke gegevens te bewaren waarvoor je geen legitiem belang kunt aantonen. De D&M GDPR, CCPA en PIPEDA Toolbox geeft eindgebruikers een overzicht van mogelijk onrechtmatige gegevens. Het biedt een eenvoudige interface om ongewenste gegevens te verwijderen uit e-mail, bestandsdeling, teams SharePoint en andere gegevensopslagplaatsen.
U kunt specifieke gegevensbeleidslijnen en -regels definiëren voor de verwerking van niet-conforme gegevens en de belangrijkste documenttypes identificeren (bijv. salarisstroken, sollicitatiebrieven, reisdocumenten) die u in uw organisatie verwerkt.
Je kunt de mate van compliance controleren voor al je gegevensbronnen, zoals e-mails, bijlagen, gedeelde bestanden, laptops, SharePoint, intranet en alle andere gegevens die met de Toolbox kunnen worden verbonden.
U hoeft uw medewerkers niet te vragen om jarenlang verzamelde documenten, mails en bijlagen door te nemen. De toolbox kan de klus klaren zonder de dagelijkse routines van uw werknemers te verstoren, veel efficiënter en met betere resultaten. En de toolbox blijft de gegevens monitoren om ervoor te zorgen dat u zich aan de regels houdt.
De toolbox kan zelfs niet-conforme e-mails en documenten verplaatsen of verwijderen uit bijv. Office365
Koppel je gegevens rechtstreeks vanuit de interface, laat de toolbox een snelle analyse uitvoeren en je krijgt een eerste beeld van hoeveel persoonlijke gegevens je hebt, waar deze zich bevinden en het risico dat je niet aan de regels voldoet.
Je kunt eenvoudig gegevensbeleidslijnen en documentregels instellen en direct het niveau van gegevensnaleving in de hele organisatie en alle geprofileerde gegevens volgen terwijl de toolbox continu de gegevens in de gaten houdt.
Inzicht
Dashboard
Hoe compliant zijn we? Welke afdelingen werken niet compliant? Welk gegevensbeleid wordt niet gevolgd? Waar bevinden de gevoelige gegevens zich?
Erkenning
Automatisch
Door gebruik te maken van combinaties van taxonomieën, regEx en Natural Language Processing (NLP) en eventuele klantspecifieke invoer identificeert de toolbox gevoelige en persoonlijke gegevens.
Snelheid
Hoge prestaties
Eén ding is het vinden van de naalden in de hooiberg - het andere is hoe snel het gaat. Jij bepaalt de snelheid. Het is gewoon een kwestie van hardware.
Bronnen
Tijd voor koffie
Ons concept is automatisering - waar mogelijk. En minimale betrokkenheid. Verwacht dus geen nieuwe colleges.
Door gebruik te maken van een combinatie van taxonomieën, regEx en Natural Language Processing (NLP) kan onze profiler een grote verscheidenheid aan teksten identificeren. Inclusief alle GDPR categorie 9 uitingen zoals gezondheidstermen, financiële indicaties, politieke en seksuele geaardheid, biometrische informatie empowerment.
Technische informatie
Algemene informatie over bijvoorbeeld de hoeveelheid aangesloten en gescande gegevens, snelheid en status
Informatie over organisatorische naleving
Compliance- en risicostatus voor de organisatie, business unit en elke afdeling met de gerelateerde beleidsovertredingen
Naleving door de organisatie
Overzicht van naleving op afdelingsniveau (of werknemersniveau) om te helpen bij gedragstransformatie
Beleid niet gevolgd
Informatie over trends en welk gegevensbeleid niet wordt gevolgd
Naleving van documenten
Inzicht in compliance-afhandeling voor elk type document (bijv. salarisstroken, sollicitaties, bonusbladen)
Dashboard, overzichten en rapporten
Wat is onze risicostatus? Hoe compliant zijn we? Welke afdelingen werken niet-compliant? Welk gegevensbeleid loopt gevaar? Waar bevinden zich onze gevoelige gegevens? Wat zijn onze risicogebieden? Deze vragen en nog veel meer kunnen snel worden beantwoord met ons dashboard.
Je kunt zelfs eenvoudig je eigen rapporten maken, met de inhoud uit de gereedschapskist die past bij jouw behoeften.
Wat persoonsgegevens zijn naast wat er in de GDRP staat, verschilt van organisatie tot organisatie en wordt vaak beïnvloed door bedrijfssegment, cultuur en context.
Named entity recognition & GDPR artikel 9 informatie
Door gebruik te maken van een combinatie van taxonomieën, regEx en Natural Language Processing (NLP) kan onze profiler de inhoud van bijvoorbeeld e-mails, bijlagen en documenten identificeren. Inclusief alle GDPR artikel 9-uitdrukkingen zoals gezondheidstermen, financiële indicaties, politieke en seksuele geaardheid en financiële informatie. Door artikel 9-uitdrukkingen te combineren met termen die betrokkenen identificeren of tot identificatie kunnen leiden (PII), detecteert de toolbox Persoonsgegevens.
Je kunt zelfs je definities van Persoonsgegevens aanvullen en aanpassen aan de manier waarop ze in je organisatie worden gebruikt.
Voor elke bron kan de gebruiker selecteren welke woordenboeken en talen moeten worden gebruikt om de brondocumenten te analyseren.
Aangepaste taxonomieën
We hebben momenteel meer dan een miljoen items in onze taxonomieën en breiden deze waar nodig uit.
De gebruiker kan ook klantspecifieke woordenboeken en RegEx toevoegen en de impact van de aangepaste factoren beoordelen met betrekking tot gevoeligheid en in welke mate de invoer kan worden gebruikt om betrokkenen te identificeren of af te leiden.
Afhankelijk van de vrijgave kan de gebruiker toegang hebben tot de labels of tot de labels en de labelwaarden. Voornaam is bijvoorbeeld het label en David is de naam.
Etiketten
Wanneer de toolbox je gegevens profileert, worden de relevante labels ingesteld voor elk document (of gegevensset) dat is aangesloten op de toolbox, samen met een reeks andere metagegevens, zoals de leeftijd van het document, aanmaak- en wijzigingsgegevens en andere belangrijke punten die relevant zijn voor hoe de gegevens moeten worden geclassificeerd en verwerkt.ocumentleeftijd, aanmaak- en wijzigingsgegevens en andere belangrijke punten die relevant zijn voor hoe de gegevens moeten worden geclassificeerd en verwerkt. Al deze gegevens kunnen worden gebruikt om te filteren, te zoeken of in een rapport op te nemen.
Gegevensbronnen en bestandstypen
Out of the box kan D&M 2.0 CLOUD verbinding maken met Office 365 inclusief Outlook, OneDrive, OneNote en SharePoint documenten die zijn opgeslagen op OneDrive evenals gDrive inclusief alle Google apps documenttypes. D&M 2.0 biedt ook een RESTful API die kan worden gebruikt voor aangepaste rapportage.
De toolbox ondersteunt gegevensbronnen op basis van Windows, Linux en MacOS bestandsshares en Windows laptops. Alle gegevensbronnen kunnen worden toegewezen aan specifieke afdelingen die worden gebruikt als parameters bij het instellen van het gegevensbeleid en bij het verwerken van documentklassen.
Document klasse bouwer
Om de meest effectieve data policies te maken, is het vaak efficiënt om een aantal verschillende documentklassen te identificeren die je Data Policies kunnen gebruiken. Documentklassen kunnen worden opgebouwd met behulp van Labels en tekstwaarden. Een arbeidscontract kan worden gedefinieerd als een document met de woorden "Arbeidscontract" OF "Ansættelseskontrakt" en FULL_NAME" AND CPR. Dit identificeert misschien geen echt contract, maar een e-mail met de informatie voor een contract. Toch moeten beide gevallen worden aangemerkt als gevoelige persoonsgegevens. Als je "alleen" arbeidscontracten als document wilt identificeren en geen e-mails over contracten, moet de gebruiker documenttype .doc toevoegen om geen e-mails te vinden.
Bouwer van gegevensbeleid
Een van de belangrijkste functies van de toolbox is de unieke mogelijkheid om gegevensbeleidsregels op te stellen en de naleving direct te controleren.
De gebruiker kan eenvoudig een willekeurig aantal gegevensbeleidsregels instellen door gebruik te maken van logic operates en wildcards op bijvoorbeeld documentklassen, gegevensbron, afdelingen, een specifieke bestandsmap, gegevenslabel, documentdata en -type, gegevenstype evenals GDPR artikel 9 labels of elk zelf gedefinieerd label.
De Toolbox kan de organisatie ondersteunen bij veel van de manieren waarop de niet-conforme gegevens kunnen worden verwerkt.
Afdelingen en gebruikers
Met de toolbox kun je meerdere gebruikers aanmaken en de gebruikers toewijzen aan verschillende afdelingen om toegang te krijgen, te beheren en inzicht te krijgen. Elke gegevensbron, account of map binnen een gegevensbron kan worden toegewezen aan een afdeling. Door gebruikers aan afdelingen toe te wijzen, beperkt u de toegang van de gebruiker tot een specifieke gegevensset. Dit is erg handig als het gebruiks-, opschoon- en controleproces is verdeeld over verschillende afdelingen binnen de organisatie.
Behandeling van niet-compliant gegevens
Organisaties hebben verschillende manieren om met de niet-conforme gegevens om te gaan. Sommige organisaties kiezen ervoor om maandelijks automatisch de relevante werknemers te informeren met een lijst van niet-conforme e-mails en documenten, sommige organisaties laten hun Toolbox-verantwoordelijke (of DPO) contact opnemen met de personen, terwijl andere organisaties ervoor kiezen om de gerelateerde gegevens automatisch op te schonen of te verplaatsen naar een veiligere omgeving. De afhandeling hangt af van bijvoorbeeld bedrijfscultuur, risico, ernst, compliance maturiteit en bedrijfsgrootte. De Toolbox kan de organisatie ondersteunen bij veel van de manieren waarop niet-compliant gegevens kunnen worden afgehandeld.
De Toolbox geeft snel een overzicht van alle relevante gegevenssets en hun locatie.
Zoeken in alle gegevensbronnen
De Toolbox heeft een zeer krachtige zoekfunctie en kan in slechts enkele seconden alle documenten, mails en bijlagen vinden die betrekking hebben op een specifieke persoon (gegevenssubject) of specifieke zoekwoorden en filters. Dit gebeurt voor alle geprofileerde bronnen en afdelingen in de organisatie. De Toolbox geeft snel een overzicht van alle relevante gegevenssets en hun locatie.
D&M 2.0 ON PREMISE ondersteunt ook Windows, Linux en MacOS bestandsshares en Windows laptops.
Soorten installatie
De Toolbox kan op locatie bij de klant worden geïnstalleerd, bij een hostingpartner of worden gebruikt vanuit een GDPR-, CCPA- en PIPEDA-goedgekeurde cloudomgeving.
Onze cloudversie kan direct verbinding maken met Office 365, inclusief Outlook, OneDrive, OneNote en SharePoint documenten die zijn opgeslagen op OneDrive, evenals gDrive inclusief alle Google apps documenttypes. De toolbox bevat ook een RESTful API die kan worden gebruikt voor aangepaste gegevensintegratie naar bijvoorbeeld een Business Intelligence-site.
Onze on premise oplossing ondersteunt ook Windows, Linux en MacOS fileshares en Windows laptops.