Nous supprimons les données illégales
Le GDPR, le CCPA et le PIPEDA rendent illégale la conservation par les organisations de toute donnée personnelle pour laquelle vous ne pouvez pas justifier d'un intérêt légitime. La boîte à outils GDPR, CCPA et PIPEDA de D&M donne aux utilisateurs finaux un aperçu des données potentiellement illégales. Elle fournit une interface simple pour supprimer les données indésirables des courriels, des partages de fichiers, des équipes SharePoint et d'autres référentiels de données.
Vous pouvez définir des politiques et des règles spécifiques en matière de données pour traiter les données non conformes et identifier les principaux types de documents (bulletins de salaire, demandes d'emploi, documents de voyage) que vous traitez dans votre organisation.
Vous pouvez contrôler votre niveau de conformité à travers vos sources de données telles que les courriers, les pièces jointes, les partages de fichiers, les ordinateurs portables, SharePoint, l'intranet et toute autre donnée pouvant être connectée à la boîte à outils.
Il n'est pas nécessaire de demander à vos employés de passer en revue plusieurs années de documents, de courriers et de pièces jointes. La boîte à outils peut faire le travail sans interférer avec les routines quotidiennes de vos employés, de manière beaucoup plus efficace et de façon continue en arrière-plan.
La boîte à outils peut même déplacer ou supprimer les courriers et documents non conformes d'Office365, par exemple.
Il vous suffit de connecter vos données directement à partir de l'interface, de laisser l'outil effectuer une analyse rapide et vous obtiendrez une première vue de la quantité de données personnelles que vous possédez, de leur localisation et du risque de non-conformité.
Vous pouvez facilement mettre en place des politiques de données et des règles documentaires et ainsi suivre instantanément le niveau de conformité des données dans l'ensemble de l'organisation. L'outil continuera ensuite de garder un œil sur les données.
Aperçu
Tableau de bord
Quel est notre niveau de conformité ? Quels départements travaillent de manière non conforme ? Quelles sont les politiques en matière de données qui ne sont pas respectées ? Où se trouvent les données sensibles ?
Reconnaissance
Automatique
En utilisant des combinaisons de taxonomies, de regEx et de traitement du langage naturel (NLP), ainsi que des données spécifiques au client, la boîte à outils identifie les données sensibles et personnelles.
Vitesse
Haute performance
Une chose est de trouver les aiguilles dans la botte de foin - l'autre chose est de savoir à quelle vitesse cela se fait. C'est vous qui décidez de la vitesse. Ce n'est qu'une question de matériel.
Ressources
L'heure du café
Notre concept est l'automatisation - dans la mesure du possible. Et une implication minimale. Ne vous attendez donc pas à devoir embaucher de nouvelles personnes.
En utilisant une combinaison de taxonomies, de regEx et de traitement du langage naturel (NLP), notre profileur peut identifier une grande variété de textes. Y compris toutes les expressions de la catégorie 9 du GDPR telles que les termes de santé, les indications financières ou bien l'orientation politique et sexuelle.
Informations techniques
Informations générales sur, par exemple, la quantité de données attachées et numérisées, la vitesse et l'état.
Informations sur la conformité organisationnelle
L'état de la conformité et des risques pour l'organisation, l'unité opérationnelle et chaque département, avec les violations des politiques correspondantes.
Conformité de l'organisation
Vue d'ensemble de la conformité au niveau du département (ou de l'employé) pour aider à la transformation des comportements
Politiques non respectées
Informations sur les tendances et sur les politiques en matière de données qui ne sont pas respectées
Conformité des documents
Aperçu du traitement de la conformité pour chaque type de document (par exemple, bulletins de salaire, demandes d'emploi, feuilles de primes)
Tableau de bord, aperçus et rapports
Quel est notre niveau de risque ? Quel est notre niveau de conformité ? Quels sont les départements qui travaillent de manière non conforme ? Quelles sont les politiques en matière de données qui présentent un risque ? Où se trouvent nos données sensibles ? Quelles sont nos zones à haut risque ? Notre tableau de bord permet de répondre rapidement à ces questions et à bien d'autres encore.
Vous pouvez même créer facilement vos propres rapports, avec le contenu de la boîte à outils qui répond à vos besoins.
Ce qui constitue des données à caractère personnel en plus de ce qui est énoncé dans le RGPD diffère d'une organisation à l'autre et est souvent influencé par le secteur d'activité, la culture et le contexte.
Reconnaissance des entités nommées et informations sur l'article 9 du GDPR
En utilisant une combinaison de taxonomies, de regEx et de traitement du langage naturel (NLP), notre profileur peut identifier le contenu des courriers électroniques, des pièces jointes et des documents. Y compris toutes les expressions de l'article 9 du GDPR telles que les termes de santé, les indications financières, l'orientation politique et sexuelle et les informations financières. En combinant les expressions de l'article 9 avec des termes qui identifient les personnes concernées ou qui pourraient permettre de les identifier (PII), la boîte à outils détecte les données à caractère personnel.
Vous pouvez même compléter et personnaliser vos définitions des données personnelles pour les adapter à la façon dont elles sont utilisées dans votre organisation.
Pour chaque source, l'utilisateur peut sélectionner les dictionnaires et les langues à utiliser pour analyser les documents sources.
Taxonomies personnalisées
Nous avons actuellement plus d'un million d'entrées dans nos taxonomies et nous les développons si nécessaire.
L'utilisateur peut également ajouter des dictionnaires et des RegEx spécifiques au client et évaluer l'impact des facteurs personnalisés en ce qui concerne la sensibilité et la mesure dans laquelle l'entrée peut être utilisée pour identifier ou déduire les personnes concernées.
En fonction de l'autorisation, l'utilisateur peut avoir accès aux étiquettes ou aux étiquettes ainsi qu'à leurs valeurs. Par exemple, Prénom est l'étiquette et David est la valeur.
Étiquettes
Lorsque la boîte à outils établit le profil de vos données, elle accorde des étiquettes correspondantes pour chaque document (ou ensemble de données), ainsi qu'une série d'autres métadonnées, par exemple l'âge du document, les informations de création et de modification et d'autres points clés pertinents.Toutes ces données peuvent ensuite être utilisées pour filtrer, effectuer des recherches ou être incluses dans un rapport
Sources de données et types de fichiers
D&M 2.0 CLOUD peut se connecter à Office 365, y compris Outlook, OneDrive, OneNote et les documents SharePoint stockés dans OneDrive ainsi que gDrive, y compris tous les types de documents Google apps. D&M 2.0 fournit également une API RESTful qui peut être utilisée pour des rapports personnalisés.
La boîte à outils prend en charge les sources de données basées sur les partages de fichiers Windows, Linux et MacOS, ainsi que sur les ordinateurs portables Windows. Toutes les sources de données peuvent être affectées à des départements spécifiques, utilisées comme paramètres lors de la mise en place de politiques de données et incluses dans la gestion des classes de documents.
Constructeur de classes de documents
Afin d'élaborer les politiques de données les plus efficaces, il est souvent utile d'identifier un certain nombre de classes de documents différentes que vos politiques de données peuvent utiliser. Les classes de documents peuvent être construites à l'aide d'étiquettes et de valeurs de texte. Un contact de travail peut être défini comme un document contenant les mots "Contrat de travail" OU "Ansættelseskontrakt" et FULL_NAME" AND CPR. Il se peut qu'il ne s'agisse pas d'un contrat réel, mais d'un courrier contenant les informations relatives à un contrat. Néanmoins, les deux cas doivent être identifiés comme des données personnelles sensibles. Si l'on souhaite identifier "uniquement" les contrats de travail en tant que document et non les courriers relatifs aux contrats, l'utilisateur doit ajouter que le type de document est .doc afin de ne pas trouver de courriers.
Constructeur de la politique des données
L'une des principales caractéristiques de la boîte à outils est la possibilité unique de définir des politiques en matière de données et de contrôler directement les niveaux de conformité.
L'utilisateur peut facilement mettre en place un nombre illimité de politiques de données en utilisant des opérations logiques et des caractères génériques sur, par exemple, les classes de documents, la source de données, les départements, un dossier de fichiers spécifique, l'étiquette de données, les dates et le type de document, le type de données ainsi que les étiquettes de l'article 9 du GDPR ou toute autre étiquette personnalisée.
La boîte à outils peut aider l'organisation à trouver de nombreuses façons de traiter les données non conformes.
Départements et utilisateurs
La boîte à outils vous permet de créer plusieurs utilisateurs et de les affecter à différents services afin qu'ils puissent accéder aux données, les gérer et obtenir des informations. Chaque source de données, compte ou dossier au sein d'une source de données peut être affecté à un service. En affectant des utilisateurs à des départements, vous limitez l'accès de l'utilisateur à un ensemble de données spécifique. Ceci est très utile si les processus d'utilisation, de nettoyage et de contrôle sont répartis entre plusieurs départements au sein de l'organisation.
Traitement des données des non-clients
Les organisations ont différentes manières de traiter les données non conformes identifiées. Certaines choisissent d'informer automatiquement, sur une base mensuelle, les employés concernés par une liste de courriers et de documents non conformes, d'autres chargent le responsable de la boîte à outils (ou le DPD) de contacter les personnes concernées, tandis que d'autres encore choisissent de nettoyer automatiquement les données concernées ou de les déplacer vers une zone plus sûre. Le traitement dépend par exemple de la culture de l'entreprise, du risque, de la gravité, de la maturité en matière de conformité et de la taille de l'entreprise. La boîte à outils peut aider l'organisation à trouver de nombreuses façons de traiter les données non conformes.
La boîte à outils répertorie rapidement tous les ensembles de données pertinents et leur emplacement.
Recherche dans toutes les sources de données
La boîte à outils dispose d'une fonctionnalité de recherche extrêmement puissante et peut, en quelques secondes, localiser tous les documents, courriers et pièces jointes liés à une personne spécifique (personne concernée) ou à des mots et filtres de recherche spécifiques. Cette recherche s'effectue dans toutes les sources et tous les départements de l'organisation qui ont fait l'objet d'un profil. La boîte à outils répertorie rapidement tous les ensembles de données pertinents et leur emplacement.
D&M 2.0 ON PREMISE prend également en charge les partages de fichiers Windows, Linux et MacOS ainsi que les ordinateurs portables Windows.
Types d'installation
La boîte à outils peut être installée sur le site du client, chez un partenaire d'hébergement ou être utilisée à partir d'un environnement en nuage approuvé par le GDPR, le CCPA et le PIPEDA.
Notre version cloud peut se connecter instantanément à Office 365, y compris Outlook, OneDrive, OneNote et SharePoint documents stockés dans OneDrive, ainsi que gDrive, y compris tous les types de documents Google apps. La boîte à outils comprend également une API RESTful qui peut être utilisée pour l'intégration de données personnalisées vers, par exemple, un site de Business Intelligence.
Notre site prend également en charge les partages de fichiers Windows, Linux et MacOS ainsi que les ordinateurs portables Windows.