Cancelliamo i dati illegali
Il GDPR, il CCPA e il PIPEDA rendono illegale per le organizzazioni conservare qualsiasi dato personale per il quale non si possa documentare un interesse legittimo. Il Toolbox D&M GDPR, CCPA e PIPEDA offre agli utenti finali una panoramica dei potenziali dati illegali. Fornisce un'interfaccia semplice per rimuovere i dati indesiderati da e-mail, file share, team SharePoint e altri archivi di dati.
È possibile definire politiche e regole specifiche per la gestione dei dati non conformi e identificare i tipi di documenti chiave (ad esempio, buste paga, domande di assunzione, documenti di viaggio) che vengono gestiti nella propria organizzazione.
È possibile monitorare il livello di conformità delle fonti di dati quali e-mail, allegati, condivisioni di file, computer portatili, SharePoint, Intranet e qualsiasi altro dato collegabile al Toolbox.
Non è necessario chiedere ai vostri dipendenti di esaminare molti anni di documenti, e-mail e allegati raccolti. Il toolbox può svolgere il lavoro senza interferire con la routine quotidiana dei vostri dipendenti, in modo molto più efficiente e con risultati migliori. Inoltre, il toolbox continuerà a monitorare i dati per mantenere la conformità.
Il toolbox può anche spostare o eliminare mail e documenti non conformi, ad esempio da Office365.
È sufficiente collegare i dati direttamente dall'interfaccia, lasciare che il toolbox esegua una rapida analisi e ottenere una prima visione della quantità di dati personali in vostro possesso, della loro ubicazione e del rischio di non conformità.
È possibile impostare facilmente politiche sui dati e regole sui documenti e seguire istantaneamente il livello di conformità dei dati in tutta l'organizzazione e tutti i dati profilati, poiché la cassetta degli attrezzi continua a tenere sotto controllo i dati.
Approfondimento
Cruscotto
Quanto siamo conformi? Quali reparti lavorano in modo non conforme? Quali politiche sui dati non vengono seguite? Dove si trovano i dati sensibili?
Riconoscimento
Automatico
Utilizzando combinazioni di tassonomie, regEx ed elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e qualsiasi input specifico del cliente, il toolbox identifica i dati sensibili e personali.
Velocità
Prestazioni elevate
Una cosa è trovare gli aghi nel pagliaio, l'altra è la velocità. Siete voi a decidere la velocità. È solo una questione di hardware.
Risorse
È l'ora del caffè
Il nostro concetto è l'automazione, quando possibile. E un coinvolgimento minimo. Quindi non aspettatevi la necessità di nuove università.
Utilizzando una combinazione di tassonomie, regEx ed elaborazione del linguaggio naturale (NLP), il nostro profiler è in grado di identificare un'ampia varietà di testi. Include tutte le espressioni della categoria 9 del GDPR, come termini sanitari, indicazioni finanziarie, orientamento politico e sessuale, potenziamento delle informazioni biometriche.
Informazioni tecniche
Informazioni generali, ad esempio sulla quantità di dati allegati e scansionati, sulla velocità e sullo stato.
Informazioni sulla conformità organizzativa
Stato di conformità e di rischio per l'organizzazione, l'unità aziendale e ogni reparto con le relative violazioni della politica
Conformità dell'organizzazione
Panoramica della compliance a livello dipartimentale (o di dipendenti) per favorire la trasformazione del comportamento
Politiche non seguite
Informazioni sulle tendenze e su quali politiche dei dati non vengono rispettate
Conformità del documento
Approfondimento della gestione della conformità per ogni tipo di documento (ad es. buste paga, domande di assunzione, fogli premio)
Dashboard, panoramiche e report
Qual è il nostro stato di rischio? Quanto siamo conformi? Quali reparti lavorano in modo non conforme? Quali politiche sui dati sono a rischio? Dove si trovano i nostri dati sensibili? Quali sono le nostre aree ad alto rischio? Queste e molte altre domande trovano una risposta rapida grazie al nostro dashboard.
È possibile creare facilmente anche i propri report, con i contenuti del toolbox più adatti alle proprie esigenze.
Ciò che costituisce i dati personali, oltre a quanto stabilito dal GDRP, varia da organizzazione a organizzazione ed è spesso influenzato dal segmento di business, dalla cultura e dal contesto.
Riconoscimento di entità denominate e informazioni sull'articolo 9 del GDPR
Utilizzando una combinazione di tassonomie, regEx ed elaborazione del linguaggio naturale (NLP), il nostro profiler è in grado di identificare il contenuto di e-mail, allegati e documenti. Include tutte le espressioni dell'articolo 9 del GDPR, come ad esempio termini sanitari, indicazioni finanziarie, orientamento politico e sessuale e informazioni finanziarie. Combinando le espressioni dell'articolo 9 con termini che identificano gli interessati o che potrebbero portare all'identificazione (PII), il toolbox rileva i Dati personali.
È anche possibile integrare e personalizzare le definizioni di Dati personali per adattarle al modo in cui vengono utilizzate nella propria organizzazione.
Per ogni fonte l'utente può selezionare i dizionari e le lingue da utilizzare per analizzare i documenti di partenza.
Tassonomie personalizzate
Attualmente abbiamo più di un milione di voci nelle nostre tassonomie e le stiamo ampliando quando necessario.
L'utente può anche aggiungere dizionari e RegEx specifici per il cliente e valutare l'impatto dei fattori personalizzati rispetto alla sensibilità e alla misura in cui la voce può essere utilizzata per identificare o dedurre i soggetti dei dati.
A seconda dell'autorizzazione, l'utente può avere accesso alle etichette o alle etichette e ai valori delle etichette. Ad esempio, Nome è l'etichetta e Davide è il nome.
Etichette
Quando il toolbox esegue la profilazione dei dati, imposta le etichette pertinenti per ogni documento (o set di dati) collegato al toolbox insieme a una serie di altri metadati, ad esempio l'età del documento, i dati di creazione e di modifica e altri punti chiave rilevanti per la classificazione e il trattamento dei dati.età del documento, dati di creazione e di modifica e altri punti chiave rilevanti per la classificazione e la gestione dei dati. Tutti questi dati possono essere utilizzati per filtrare, ricercare o essere inclusi in un report.
Sorgenti di dati e tipi di file
D&M 2.0 CLOUD è in grado di connettersi a Office 365, compresi i documenti di Outlook, OneDrive, OneNote e SharePoint archiviati in OneDrive , nonché a gDrive, compresi tutti i tipi di documenti delle app di Google. D&M 2.0 fornisce anche un'API RESTful che può essere utilizzata per la creazione di report personalizzati.
Il toolbox supporta fonti di dati basate su condivisioni di file Windows, Linux e MacOS, nonché su laptop Windows. Tutte le fonti di dati possono essere mappate a reparti specifici, utilizzate come parametri per l'impostazione dei criteri dei dati e incluse nella gestione delle classi di documenti.
Costruttore di classi di documenti
Per creare le politiche dei dati più efficaci, è spesso efficiente identificare una serie di classi di documenti diverse che le politiche dei dati possono utilizzare. Le classi di documenti possono essere costruite utilizzando etichette e valori di testo. Un contatto di lavoro potrebbe essere definito come un documento contenente le parole "Contratto di lavoro" O "Ansættelseskontrakt" e "FULL_NAME" E CPR. Questo potrebbe non identificare un contratto vero e proprio, ma una mail con le informazioni per un contratto. In ogni caso, entrambi i casi devono essere identificati come dati personali sensibili. Se si desidera identificare "solo" i contratti di lavoro come documento e non le mail relative ai contratti, l'utente dovrebbe aggiungere il tipo di documento .doc per non trovare le mail.
Creatore di politiche sui dati
Una delle caratteristiche principali del toolbox è l'opportunità unica di definire le politiche sui dati e di monitorare direttamente i livelli di conformità.
L'utente può facilmente impostare un numero qualsiasi di criteri sui dati utilizzando le operazioni logiche e i caratteri jolly, ad esempio su classi di documenti, origine dei dati, reparti, una specifica cartella di file, etichette di dati, date e tipi di documenti, tipi di dati, nonché qualsiasi etichetta dell'articolo 9 del GDPR o qualsiasi etichetta definita in modo personalizzato.
Il Toolbox può supportare l'organizzazione su molte delle modalità di gestione dei dati non conformi.
Dipartimenti e utenti
Il toolbox consente di creare più utenti e di assegnarli a diversi reparti per poter accedere, gestire e ottenere informazioni. Ogni origine dati, account o cartella all'interno di un'origine dati può essere assegnata a un reparto. Assegnando gli utenti ai reparti, si limita l'accesso dell'utente a un set di dati specifico. Ciò è molto utile se il processo di utilizzo, pulizia e monitoraggio è distribuito a diversi reparti dell'organizzazione.
Trattamento dei dati non clientelari
Le organizzazioni hanno diversi modi per gestire i dati non conformi identificati. Alcune scelgono di informare automaticamente, su base mensile, i dipendenti interessati con un elenco delle e-mail e dei documenti non conformi, alcune organizzazioni incaricano il responsabile del Toolbox (o il DPO) di contattare i singoli, mentre altre scelgono di pulire o spostare automaticamente i relativi dati in un'area più sicura. La gestione dipende, ad esempio, dalla cultura aziendale, dal rischio, dalla gravità, dalla maturità della conformità e dalle dimensioni dell'azienda. Il Toolbox può supportare l'organizzazione su molte delle modalità di gestione dei dati non conformi.
Il Toolbox elenca rapidamente tutti i set di dati rilevanti e la loro posizione.
Ricerca tra tutte le fonti di dati
Il Toolbox dispone di una funzionalità di ricerca estremamente potente, in grado di individuare in pochi secondi tutti i documenti, le e-mail e gli allegati relativi a una persona specifica (soggetto dei dati) o a parole e filtri di ricerca specifici. La ricerca viene effettuata su tutte le fonti e i reparti profilati dell'organizzazione. Il Toolbox elenca rapidamente tutti i set di dati rilevanti e la loro posizione.
D&M 2.0 ON PREMISE supporta anche le condivisioni di file Windows, Linux e MacOS, nonché i portatili Windows.
Tipi di installazione
Il Toolbox può essere installato on-premises presso la sede del cliente, presso un partner di hosting o essere utilizzato da un ambiente cloud approvato GDPR, CCPA e PIPEDA.
La nostra versione cloud è in grado di connettersi istantaneamente a Office 365, compresi i documenti di Outlook, OneDrive, OneNote e SharePoint archiviati in OneDrive, nonché a gDrive, compresi tutti i tipi di documenti delle app di Google. Il toolbox include anche un'API RESTful che può essere utilizzata per l'integrazione personalizzata dei dati, ad esempio in un sito di Business Intelligence.
Il nostro sistema on premise supporta anche le condivisioni di file Windows, Linux e MacOS, nonché i computer portatili Windows.