Vurderet 9 eller 10 ud af 10 af dem, der bruger os

01 · Udfordringen

De færreste tænker over at rydde op

Hverdagen hos EDC skaber masser af dokumentation, mails og filer med følsomt indhold. Som i de fleste organisationer er det de færreste medarbejdere, der selv tænker over, hvad der bør slettes, og mange ville glemme det.

Uden en løsning ville ansvaret i praksis lande centralt. Hver gang en medarbejder var i tvivl om, hvad der må gemmes, ville spørgsmålet ende hos juraafdelingen, og presset dér ville være ret stort.

02 · Løsningen

Hver bruger får besked om sine egne data

Med Data & More bliver data klassificeret automatisk, og hver bruger får en enkel oversigt over, hvad der ligger hvor. En gang om måneden får medarbejderne besked, hvis de har data, der bør ryddes op i, og de får rum til at slette det, når de har tid.

1. 01

   Scan

   Data klassificeres automatisk, og placeringen vises.

2. 02

   Besked

   Hver måned får brugeren sin egen oversigt over fund.

3. 03

   Oprydning

   Brugeren sletter selv, når der er tid til det.

Processen er den samme på tværs af organisationen, fordi alle har et ansvar. Hovedkontoret har adgang til et dashboard med statistik og overblik, og der kan laves ad hoc-søgninger i data, når det kræves.

03 · Hverdagen

Under en time om måneden

Lucas Frederiksen fra Cybersikkerhed er facilitator og intern kontaktperson, både over for kollegerne og over for Data & More. Han overtog opgaven hurtigt: en kort introduktion var nok, og han er ikke teknisk support internt. Han bruger højst en time om måneden på løsningen og hører sjældent fra brugerne.

Dashboardet er ikke det vigtigste i dagligdagen. Det bruges mest til statistik og overblik, når det kræves, for i hverdagen ved man, at der er styr på det.

04 · Resultatet

Positive brugere og styr på data

Tilbagemeldingen fra brugerne er meget positiv. De kan lide at få at vide, om de har non-compliant data, og det er let at få dem til at forstå formålet.

• Brugerne tager ejerskabLøsningen gør dem opmærksomme på konsekvensen af ikke at rydde op, og at der sker noget, når de gør det.
• Juraafdelingen aflastesBrugerne tager selv hånd om deres data i stedet for at sende spørgsmål videre.
• Stor tidsbesparelseEDC vurderer, at hver medarbejder i gennemsnit sparer 10-15 timer om måneden.
• Minimal administrationUnder en time om måneden for den interne kontaktperson.
• Ensartet praksisSamme proces for alle medarbejdere på tværs af organisationen.
• Kontrol med store mængderStore mængder data er håndterbare med automatisk klassificering og månedlige runder.

01 · Udfordringen

Kurser alene får ikke data slettet

Maria C. Frederiksen har ansvaret for GDPR på Aarhus Havn. I flere år holdt hun kurser for medarbejderne og instruerede i sletning og oprydning, men resultatet var ujævnt. For medarbejdere med mange års anciennitet var opgaven næsten umulig at løse manuelt: der er store mængder data at gå igennem og mange steder at kigge.

Samtidig ønskede ledelsen mere rapportering på oprydningsstatus og data compliance på tværs af organisationen, og det kunne havnen ikke dokumentere ordentligt.

02 · Valget

Bedste træfsikkerhed og sikkerhed i top

Maria havde længe talt om at få et system. Havnen holdt øje med markedet, men mange løsninger var meget dyre, så i første omgang kørte de oprydning manuelt. Data & More dukkede op flere gange undervejs, og to ting blev afgørende.

03 · Udrulningen

Bevidst forsigtig, og godt modtaget

Aarhus Havn valgte en trinvis implementering. Løsningen startede hos ledelsen og blev derefter rullet ud længere ned i organisationen i små brugergrupper, med mail først og derefter SharePoint og OneDrive.

1. 01

   Ledelsen først

2. 02

   Brugergrupper i små batches

3. 03

   Mail

4. 04

   SharePoint og OneDrive

Udrulningen var intuitiv, og alle brugergrupper tog godt imod løsningen. Undervejs fik havnen vejledning fra Data & More, blandt andet om hvad der bør ekskluderes fra scanningerne. I dag kører løsningen af sig selv, og der er ikke brug for support, medmindre opsætningen skal ændres.

04 · Resultatet

”De rydder rent faktisk op”

Løsningen er blevet rigtig godt modtaget i organisationen, og havnen har fået fuldt overblik over sine sensitive data.

• Reel oprydningMedarbejderne rydder op, også dem, der har været ansat i mange år.
• Styr på sensitive dataHavnen ved nu, hvor risikoen ligger.
• Dokumentation til ledelsenOprydningsstatus og data compliance er forankret i ledelsen, som nu kan følge med.
• Indsigt ud over oprydningScanningerne viser også, om ejerskabet af datakilder er, som det bør være.
• Mere tryghed”Vi føler os mere sikre med kontrol og oprydning.”

01 · Udfordring & løsning

Før og efter Data & More

02 · Resultat

Overblik, kontrol og faktabaserede dialoger

03 · Læringer

Thomas’ råd til andre virksomheder

• Undervurder ikke den organisatoriske udrulningKommunikér til medarbejderne først, og bedre, end du tror, er nødvendigt.
• Start med testafdelingerSe hvordan løsningen modtages, før den rulles ud til alle.
• Hold fokus på complianceLøsningen kan rigtig mange ting, også oprydning af store datamængder, men compliance er lettere at kommunikere og forankre som første mål.
• Tilpas søgningerne til jeres dataStandardkategorierne er et rigtig godt udgangspunkt, der dækker det meste. Branchespecifikke data kan forstyrre i starten, men det justeres med det samme.
• Få IT og compliance på plads interntTræk på IT-afdelingen, fx til fornyelse af certifikater og de tekniske aspekter, inden løsningen introduceres.
• Vær varsom med masseslet på fildrevGamle bygningstegninger og lignende kan have værdi. Dataejerskab er nøglen.

01 · Dataene

En diagnose er ikke et kundenummer

Et datalæk på en psykosomatisk specialklinik er noget andet end i de fleste brancher. Det handler ikke om kundenumre eller ordrehistorik, men om diagnoser, behandlingsforløb og traumabiografier: oplysninger, som mange mennesker ikke engang deler med deres nærmeste.

• Fortrolighed er en del af behandlingenDet terapeutiske arbejde forudsætter, at patienter kan tale åbent. En hændelse med persondata skader ikke kun omdømmet. Den kan også svække selve behandlingen.
• Selve indlæggelsen er følsomAllerede det, at nogen har været indlagt på en psykosomatisk klinik, kan have konsekvenser for den enkelte. Et læk behøver ikke filens indhold for at gøre skade.
• Maksimal afpresningseffektMed den slags data presser angribere både institutionen og patienterne selv. Det er netop det, der gør sundhedsdata så værdifulde på de markeder, hvor de handles.
• Mere end patientdataPersonaldata, ansøgninger, kontrakter, adgangsoplysninger og konfigurationsfiler øger skadespotentialet yderligere.

02 · Udfordringen

Gamle filer, aktuel risiko

Hospitaler har i årevis været foretrukne mål for ransomware og datatyveri. Dataene er værdifulde, og presset for at betale er tilsvarende højt. Ved siden af spørgsmålet om, hvor godt systemerne er beskyttet, skulle gruppen også spørge, hvor mange af de særligt kritiske data der potentielt var eksponeret.

De havde brug for en løsning, der gør risikoen i ustrukturerede data synlig, reducerer den på en måde, der kan dokumenteres, og ikke belaster klinikdriften usædvanligt.

• Ustrukturerede og ukendte dataAdgangsoplysninger, konfigurationsfiler, kontrakter, personalearkiver og behandlingsdokumenter ligger i mails, på netværksdrev og i mappestrukturer, der er vokset over tid. Ingen kender nødvendigvis det hele. En angriber, der kommer ind, gør.
• Gamle data, aktuel risikoFiler, som ingen har åbnet i årevis, øger skaden og afpresningspotentialet ved en hændelse, uden at de gavner den daglige drift.
• Regulatorisk presDen tyske NIS2-gennemførelseslov har gjaldt siden 6. december 2025 uden overgangsperiode. Derudover forpligter § 391 i den tyske sociallovbog V hospitaler til at bringe deres it-sikkerhed ajour med den tekniske udvikling mindst hvert andet år.
• Sikkerhed uden ekstra belastningLæger, terapeuter og plejepersonale skal kunne arbejde sikkert uden at bruge tid, der burde gå til patienterne.

03 · Valget

Dataminimering som sikkerhedstiltag

Hvert datasæt, der fjernes, er et datasæt, der ikke kan krypteres, offentliggøres eller bruges til afpresning ved en hændelse. Den, der kender indholdet, beslutter, hvad der skal slettes, uden omvej om it og uden et undervisningsforløb.

• SynlighedFor første gang et samlet overblik over, hvor sikkerhedskritisk og følsomt indhold faktisk ligger, på tværs af alle tilsluttede systemer.
• AutomatiseringSikkerhedsrelevant og personhenførbart indhold findes og markeres automatisk, også i ustrukturerede formater.
• Enkel tilslutningLille konfigurationsarbejde ved tilslutning til Microsoft 365.
• DokumentationDokumenterede fremskridt, der kan bruges ved sikkerhedsgennemgange, audits og over for forsikringsselskaber.
• Skala og datasuverænitetDrift på tværs af steder uden tab af ydeevne, i et miljø der lever op til kravene til sundhedsdata.

04 · Resultatet

Mindre angrebsflade, klinikdriften uberørt

Gezeiten Haus forbedrede sin tilgang til databeskyttelse og reducerede en del af sin angrebsflade. Med en lille administrativ indsats, uden undervisning og uden indgreb i klinikdriften.

• Løbende gennemgangUstrukturerede data gennemgås løbende for sikkerhedsrelevant og følsomt indhold.
• En rapport til hver medarbejderHver person får sin egen rapport, så det, der ikke længere bruges, kan fjernes.
• Dashboards til it og informationssikkerhedAnonymiserede dashboards i realtid måler den resterende angrebsflade på tværs af alle steder.
• DokumentationDokumenterede beviser til sikkerhedsgennemgange, interne audits og spørgsmål fra forsikringsselskaber.
• Teknisk niveauRegelmæssige opdateringer holder genkendelsen på niveau med den tekniske udvikling.

Så er der mere tid til det, Gezeiten Haus-klinikkerne er der for: at følge mennesker i livskriser individuelt, professionelt og på en måde, der holder.

01 · Udfordringen

Sikkerhed, der ikke kunne skaleres

Som kritisk infrastruktur, der arbejder med følsomme produkt- og kundedata, er Stadtwerke Weinheim under voksende pres for at opfylde cybersikkerhedskrav som NIS2 og overholde GDPR.

De havde brug for en løsning, der mindsker det manuelle arbejde, sætter medarbejderne i stand til at overholde sikkerhedskravene og skaber tillid til håndteringen af data, uden at forstyrre den daglige drift.

• Skjult i ustrukturerede dataKritiske sikkerhedsoplysninger og fortrolige data ligger ofte i mails, på fællesdrev og i dokumenter.
• Sletning opleves som tungtMedarbejderne oplever datasletning som komplekst og tidskrævende.
• Svært at gøre ensartetEksisterende sikkerheds- og databeskyttelsestiltag er svære at skalere og at gennemføre ens overalt.

02 · Valget

Enkelt, automatisk, skalerbart

Stadtwerke Weinheim valgte Data & More på grund af enkelheden, automatiseringen og skalerbarheden.

• EnkelhedMedarbejderne kan selv sætte sletning i gang, uden flaskehals i it.
• AutomatiseringFølsomme data findes og markeres automatisk.
• IntegrationerLøsningen passer ind i eksisterende systemer og arbejdsgange.
• SkalerbarhedMængden af data, der skal analyseres, kan vokse uden at bremse den eksisterende infrastruktur.

03 · Udrulningen

Få trin, få dage

Implementeringen kørte i få klare trin. Undervisning var ikke nødvendig.

1. 01

   Omfang og mål

   Workshop med compliance og it om, hvilke systemer der skulle tilsluttes, og de tekniske krav.

2. 02

   Pilot

   Første indførelse i en udvalgt afdeling for at prøve betjening, forløb og kvalitet.

3. 03

   Hele virksomheden

   Udrulning på få dage, båret af en enkel intern kommunikation.

4. 04

   Undervisning

   Ikke nødvendig.

04 · Resultatet

En fast del af driften

Stadtwerke Weinheim overholder reglerne med en lille indsats og mindsker risici. Medarbejderne bliver aflastet.

• Automatisk gennemgangUstrukturerede data tjekkes for kritiske sikkerhedsoplysninger og databeskyttelsesrelevant indhold.
• En rapport til medarbejderneHver person får sin egen rapport, så ikke-compliant data kan slettes.
• Dashboards til compliance og itAnonymiserede dashboards i realtid viser, hvordan sletningen skrider frem.
• Regelmæssige opdateringerOpdateringer holder genkendelsen på niveau med sikkerheds- og databeskyttelseskravene.

Så kan teamsene koncentrere sig om det væsentlige: udbygning af vedvarende energi og ny teknik, så forsyningen i regionen forbliver sikker.